Gestire le vendite sul territorio con Google docs

Sep 1, 2009 | Category: Google Docs

Pensiamo ad un’azienda con una rete di distribuzione di prodotti o servizi a mezzo agenti di vendita, che voglia tenere sotto controllo, con aggiornamenti in tempo reale, i dati delle vendite.

Dall’analisi potrebbero emergere informazioni importanti come il fatturato di ogni singolo rappresentante di zona, per valutare l’efficienza degli agenti o capire quali zone rappresentano un bacino di utenza più importante per un determinato prodotto.

In questo senso parliamo di analisi territoriale delle vendite, riferendoci appunto alla verifica, tramite statistiche, dell’organizzazione delle vendite su un dato territorio.

Per effettuare un’analisi di questo genere, almeno per le PMI o per distribuzioni semplici, non è necessario disporre di particolari strumenti informatici; basterà dotarsi di un foglio di calcolo abbinato a qualche funzionalità di geomapping, come quelle offerte appunto da Google Docs insieme a Google Maps.

In questo tutorial vedremo come sfruttare ai fini statistici uno spreadsheet di Google Docs e un gadget di geomapping messo a disposizione per questa suite online.

Costruzione del foglio

La prima fase del nostro tutorial consiste nella creazione di uno spreadsheet in Google Docs per la raccolta dei dati relativi a vendite e fatturati. Non si possono infatti trarre statistiche se i dati non sono raccolti correttamente.

Allo stesso modo, per usare il gadget di geomapping di Google, è necessario che alcune colonne del foglio siano dedicate alla raccolta dei dati per la geolocalizzazione nel modo previsto dal gadget.

Pertanto, se ancora non lo abbiamo, creiamo un account gratuito su Google per poter usufruire del servizio di Google Docs. Quest’ultimo è una vera e propria suite online, comprendente un editor di testi, un applicativo per i fogli di calcolo, un editor di presentazioni e uno di form.

A queste funzionalità di base, aggiungiamo la possibilità di condividere i file in modalità sola lettura o editing, con un sistema di versioning, che consente di tenere traccia delle modifiche apportate dagli utenti autorizzati. In questo modo, qualunque errore di compilazione può essere annullato tornando al salvataggio precedente.

Potremmo costruire anche un foglio di questo tipo con Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc e importarlo successivamente in Google Docs, che supporta i file in formato XLS.

Una volta entrati in Google Docs dal menu Nuovo > Spreadsheet e cominciamo a intestare le colonne del foglio di calcolo utilizzando la riga 1:

1. Codice prodotto
2. Descrizione prodotto
3. Numero ordine
4. Data ordine
5. Quantità
6. Prezzo unitario iva esclusa
7. Totale ordine iva esclusa
8. Città/CAP/Stato
9. Agente

Il penultimo campo è importante per la geolocalizzazione e quando andremo a inserire i dati, è importante che vengano scritti in un determinato ordine.

I campi della tabella

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