Una delle comodità di Google Docs è la possibilità di condividere i documenti con altri utenti; il lato negativo era finora rappresentato dal fatto che la condivisione andava attivata manualmente per ogni singolo documento.

Ora Google ha introdotto un’utile quanto attesa caratteristica: la possibilità di condividere intere cartelle e tutto il loro contenuto.

In questo modo è per esempio possibile raggruppare i documenti secondo il gruppo di utenti con cui sono condivisi: la gestione dei permessi diviene così semplificata.

Le migliorie introdotte da Google non si fermano qui: anche l’uploader è stato potenziato e ora è possibile caricare più file contemporaneamente anziché uno solo alla volta.

Questa caratteristica diventa ancora più interessante se, come pare, Google ha intenzione di ampliare il numero dei formati supportati da Docs: un indizio di ciò si può trovare nella decisione di rinominare la voce Pdf (nel menu Elementi per tipo) in Files.

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Come facciamo di solito per visualizzare un PDF frutto di una ricerca su Internet? Semplice: lo scarichiamo e lo visualizziamo; oppure lo apriamo direttamente nel browser o con un plug-in integrato. Quest’ultima soluzione però non è sempre disponibile.

Fino a qualche giorno fa. Google ha infatti pensato si metterci lo zampino e ha iniziato ad integrare la modalità di visualizzazione rapida dei PDF direttamente dai risultati di ricerca: trovato il PDF, ci basta cliccare su “Quick View” per aprire immediatamente il documento in una finestra del browser, senza dover lanciare nessun altro software. Un’opzione che gli utenti di Gmail già conoscono molto bene.

Con questa funzione Google rivolge un segnale non da poco ad Adobe e al suo reader, che con il passare del temo sembre diventare un software sempre meno importante. Lo sappiamo bene noi utenti Apple che sfruttimo Safari: il browser della Mela consente di aprire i PDF direttamente all’interno delle sue finestre, senza bisogno di Adobe Reader.

Ora, grazie a Mountain View, qualunque browser decidessimo di usare, i PDF saranno un solo click di distanza.

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L’immagine caricata e sottoposta al filtro OCR di Google si tradurrà in un Google Doc; il filtro dovrebbe essere in grado di analizzare con successo anche immagini “sporche”, anche se con la nostra prova, la foto con la camera di un iPhone 3GS di un foglio A4 con un semplice testo stampato, ha fallito del tutto.

Sono già disponibili le API per gli sviluppatori che potranno iniziare ad integrare la funzione OCR di Google nei propri progetti. Dunque sviluppatori o semplicemente curiosi, smanettiamo un po’ con questo nuovo giocattolo marcato Google e fateci sapere cosa ne pensate.

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Questa nuova opzione consiste sostanzialmente nel permettere che i webcrawler, quei robot che scandagliano la rete al fine di indicizzare il materiale online, riconoscano, indicizzino e rendano visibili alle ricerche i file di Google Docs linkati in una pagina pubblica. Il che significa che questi documenti appariranno nei risultati di ricerca dello stesso Google, così come in quelli di altri motori di ricerca.

A che scopo inserire questa nuova funzione nella suite? Semplice: in questo modo sarà possibile dare ai nostri documenti una maggiore visibilità, permettere loro di avere una più ampia audience, un maggior numero di lettori/fruitori.

Attenzione però: non tutti i documenti diventeranno automaticamente pubblici e liberamente accessibili dai motori. La funzionalità introdotta riguarda una semplice opzione che è possibile abilitare o disabilitare, a piacimento, per ogni singolo documento. In altre parole sarà sempre l’editor (il creatore del documento) a decidere se e quando rendere visibile un documento ai crawler dei motori di ricerca. Per scegliere questa opzione sarà quindi necessario cliccare su “Pubblica come pagina web” oppure optare per “’Publish/embed”, cioè fare in modo che il documento ‘visibile ai motori di ricerca’ venga a trovarsi su di una pagina web ricercabile dai crawler.

Per rendere una pagina ricercabile, comunque, non è sufficiente che sia selezionata l’opzione “Permetti a tutti di visualizzare il link (accesso non obbligatorio)”, ossia quella che lascia che chiunque abbia il link al documento riesca ad accedervi.

Dal punto di vista della sicurezza, dunque, i signori di Google non sono stati degli sprovveduti; l’utente ha, e avrà anche in futuro, pieno controllo sulla pubblicità e sulla ricercabilità dei propri documenti. Anche se i primi detrattori della nuova funzionalità sono già apparsi. C’è chi fa notare, infatti, che nella pagina principale del servizio Google Docs non è immediatamente chiaro quali documenti siano ricercabili e quali non lo siano. Inoltre: come si fa a sapere se il link di uno dei propri documenti non è stato pubblicato da terzi su di una pagina liberamente accessibile ai crawler dei motori di ricerca?

Insomma, ad un primo sguardo, questa nuova funzionalità di Google Docs non appare ancora del tutto matura, dal momento che potrebbe comportare qualche serio rischio per la sicurezza dei documenti dell’utente. A quanto pare per Google c’è ancora del lavoro da fare. Il massimo sarebbe riuscire a trovare il giusto equilibrio fra trasparenza ed accessibilità dei dati. Sebbene – va detto – non sempre si tratta di un’operazione semplice.

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Dall’analisi potrebbero emergere informazioni importanti come il fatturato di ogni singolo rappresentante di zona, per valutare l’efficienza degli agenti o capire quali zone rappresentano un bacino di utenza più importante per un determinato prodotto.

In questo senso parliamo di analisi territoriale delle vendite, riferendoci appunto alla verifica, tramite statistiche, dell’organizzazione delle vendite su un dato territorio.

Per effettuare un’analisi di questo genere, almeno per le PMI o per distribuzioni semplici, non è necessario disporre di particolari strumenti informatici; basterà dotarsi di un foglio di calcolo abbinato a qualche funzionalità di geomapping, come quelle offerte appunto da Google Docs insieme a Google Maps.

In questo tutorial vedremo come sfruttare ai fini statistici uno spreadsheet di Google Docs e un gadget di geomapping messo a disposizione per questa suite online.

Costruzione del foglio

La prima fase del nostro tutorial consiste nella creazione di uno spreadsheet in Google Docs per la raccolta dei dati relativi a vendite e fatturati. Non si possono infatti trarre statistiche se i dati non sono raccolti correttamente.

Allo stesso modo, per usare il gadget di geomapping di Google, è necessario che alcune colonne del foglio siano dedicate alla raccolta dei dati per la geolocalizzazione nel modo previsto dal gadget.

Pertanto, se ancora non lo abbiamo, creiamo un account gratuito su Google per poter usufruire del servizio di Google Docs. Quest’ultimo è una vera e propria suite online, comprendente un editor di testi, un applicativo per i fogli di calcolo, un editor di presentazioni e uno di form.

A queste funzionalità di base, aggiungiamo la possibilità di condividere i file in modalità sola lettura o editing, con un sistema di versioning, che consente di tenere traccia delle modifiche apportate dagli utenti autorizzati. In questo modo, qualunque errore di compilazione può essere annullato tornando al salvataggio precedente.

Potremmo costruire anche un foglio di questo tipo con Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc e importarlo successivamente in Google Docs, che supporta i file in formato XLS.

Una volta entrati in Google Docs dal menu Nuovo > Spreadsheet e cominciamo a intestare le colonne del foglio di calcolo utilizzando la riga 1:

1. Codice prodotto
2. Descrizione prodotto
3. Numero ordine
4. Data ordine
5. Quantità
6. Prezzo unitario iva esclusa
7. Totale ordine iva esclusa
8. Città/CAP/Stato
9. Agente

Il penultimo campo è importante per la geolocalizzazione e quando andremo a inserire i dati, è importante che vengano scritti in un determinato ordine.

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Alla base di questa funzione si trova la già già nota tecnologia di Google Traduttore che grazie all’approccio statistico è notevolmente migliorato nell’ultimo anno e consente traduzioni dirette tra tutte le lingue supportate senza la necessità di una passaggio intermedio attraverso le lingue maggiori.

La traduzione in Google Docs non punta certo a fornire risultati professionali ma consente di rendere il senso di una frase in un lingua diversa dalla propria in maniera semplice e veloce. Inoltre per la prima volta una la web application Google Docs offre una funzione tipicamente non disponibile nella sua controparte desktop (leggi MS Office).

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Proprio un caso non ci sembra, dato che in questo periodo Microsoft e Google stanno giocando ad un continuo botta e risposta lanciando prodotti che servono a contrastarsi l’uno con l’altro.

Appare strano che ultimamente sia proprio Google ad inseguire Microsoft, proponendo Squared in risposta a Bing ed ora la nuova versione di Google Docs in risposta alle Office Web Applications di Office 2010.

Pochissimi i dettagli emersi sul nuovo Google Docs, suite online gratuita di applicazioni per la produttività, che dovrebbe introdurre una nuova interfaccia meglio organizzata a livello grafico.

Sono previste inoltre alcune migliorie generali, che comprendono un nuovo strumento di ricerca avanzata (nel menu “Search options”) che consentirà il salvataggio delle ricerche ed un nuovo sistema di condivisione dei documenti, forse esteso ai social network.

Vijay Bangaru, product manager di Google Docs, spiega sul blog di Google Docs che il nuovo “Sharing menu” sarà posizionato nella homepage, così da risultare accessibile consentendo di gestire le operazioni direttamente dall’elenco dei file.

In questi giorni è inoltre partita la campagna di invio al team di Google Docs di modelli di documento creati dagli utenti per la suite di Google, mentre sono state introdotte delle migliorie riguardanti le presentazioni.

Ad esempio è stato introdotto il supporto per le tabelle all’interno delle presentazioni, comprese quelle importate da Microsoft Office PowerPoint, così come la possibilità di integrare nei documenti o sul web presentazioni che si visualizzano automaticamente in maniera ciclica.

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Niente più beta per le Google Apps: Gmail, Google Calendar, Google Docs e Google Talk hanno finalmente abbandonato l’etichetta “beta”, che solitamente simboleggia un prodotto non ancora maturo e da perfezionare.

Questo particolare risultava stridere con prodotti disponibili già da molti anni (più di 5 nel caso di Gmail) e che sembravano già aver raggiunto nettamente la maturità.

La decisione di Google è stata dettata da alcune considerazioni strategiche piuttosto che da un’ulteriore evoluzione tecnica. Mountain View infatti vuole concentrarsi più sulla clientela business, cui offre le sue Google Apps al costo di 50 dollari al mese per utente.

L’etichetta “beta” aveva quindi un’influenza psicologica negativa su quelle aziende che avrebbero voluto adottare la soluzione di Google ma non l’hanno mai fatto, non convinte al 100% da ciò che poteva ancora celarsi dietro a quella nomenclatura.

L’abbandono del titolo “beta” non significherà certo un minore impegno di Google per i suoi prodotti: saranno presto rilasciate due nuove funzionalità di Gmail per gli utenti business (l’invio di messaggi a nome di un’altra persona e la cancellazione dei messaggi precedenti una data stabilita); i nostalgici, invece, potranno sempre scegliere nel loro account di ripristinare l’etichetta.

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Gli utenti di Apps Gmail hanno anch’essi ricevuto un miglioramento nella funzione di ricerca all’interno della lista dei contatti. Ora, quando ricercheranno all’interno dei contatti di Gmail, riceveranno anche i risultati dall’intera lista di indirizzi globale dell’azienda, oltre alle persone che hanno aggiunto all’elenco e a quelle alle quali hanno scritto in precedenza.

Google ha inoltre rilasciato una API (application programming interface) per il profilo utente che permette agli amministratori di recuperare e aggiornare le informazioni sui profili per tutti gli utenti sul dominio aziendale. Lo strumento è mirato ad aiutare gli amministratori di sistema a mantenere una lista di indirizzi globale e dettagliata in Google Apps.

La API è disponibile solo agli utenti di Google Apps Premier Edition. La scorsa settimana avevamo parlato di altri aggiornamenti a Gmail comprese nuove strade per organizzare le etichette, che gli utenti posizionano sui messaggi per identificarli.

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Mountain View aggiunge un nuovo tassello alla sua suite da ufficio Google Docs: da oggi è presente una nuova funzionalità che consente di inserire disegni e schizzi a “mano libera” all’interno dei propri documenti.

Sarà possibile tracciare linee, frecce, caselle di testo personalizzate, forme colorate e sfumate, il tutto magari per illustrare un progetto o concetti in maniera visiva, e sfruttando l’immediatezza di uno schizzo a portata di mouse.

Tale opzione sfrutta come prevedibile le possibilità di condivisione della suite online di Google e ne permette l’inserimento all’interno di presentazioni, fogli di calcolo e documenti.

Come Google ricorda, la tecnologia prende origina dalla società Tonic Systems, una start up acquisita da Google nel 2007, da cui poi la grande G ha sviluppato tecnologie SVG (scalable vector graphics) e VML (vector markup language), che si integrano perfettamente con i browser moderni.

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